BalesOtomatis

Kebijakan privasi

Office BalesOtomatis · PT BalesOtomatis Teknologi Indonesia · Berlaku sejak 5 Oktober 2026. English version

1. Ringkasan

Kebijakan ini menjelaskan data apa yang dikumpulkan aplikasi Office BalesOtomatis (web di office.balesotomatis.my.id dan jadwal.balesotomatis.my.id, serta aplikasi Android), untuk apa data itu dipakai, bagaimana disimpan, dan bagaimana kamu bisa menghapusnya. Aplikasi ini dikelola oleh PT BalesOtomatis Teknologi Indonesia ("kami").

Kami tidak menjual data pribadi, tidak memakainya untuk iklan, dan tidak membagikannya kecuali seperti dijelaskan di bawah.

2. Data pengguna Google (Google Calendar)

Host (karyawan yang menerima meeting) dapat menghubungkan akun Google-nya secara sukarela lewat halaman Jadwal → Kalender Google. Saat itu aplikasi meminta izin berikut:

  • openid dan email: mengetahui alamat email akun Google yang dihubungkan, untuk ditampilkan ke host dan sebagai identitas koneksi.
  • calendar.readonly: membaca daftar kalender host dan informasi sibuk/luang (free/busy) pada kalender yang dipilih host, supaya jam yang sudah terisi tidak ditawarkan kepada tamu.
  • calendar.events: membuat, mengubah, dan menghapus acara untuk booking meeting di kalender tujuan yang dipilih host, termasuk menambahkan tamu, host lain yang ikut meeting, dan tautan Google Meet.

Bila host sebuah booking belum menghubungkan Google Calendar, acara booking (beserta tautan Meet) dibuat di kalender admin BalesOtomatis yang sudah terhubung, dan host diundang sebagai peserta. Izin yang dipakai tetap izin admin tersebut, untuk keperluan yang sama.

Cara kami memakai data Google:

  • Data kalender hanya dipakai untuk fungsi penjadwalan di atas: menghitung slot kosong dan menyinkronkan acara booking.
  • Kami tidak membaca isi acara lain di luar keperluan menentukan jam sibuk, dan tidak menyimpan judul, deskripsi, atau peserta acara yang bukan booking dari aplikasi ini.
  • Informasi sibuk/luang disimpan sementara di cache paling lama 2 menit. Untuk acara booking, kami menyimpan ID acara, tautan Meet, dan tautan acara supaya bisa diperbarui atau dibatalkan.
  • Refresh token dan access token Google disimpan terenkripsi (AES-256-GCM) di server kami dan tidak pernah dikirim ke browser.
  • Data pengguna Google tidak dijual, tidak dipakai untuk iklan, tidak dipakai untuk melatih model kecerdasan buatan, dan tidak dibaca manusia kecuali atas izin host, untuk keperluan keamanan, atau karena diwajibkan hukum.
  • Data pengguna Google tidak dibagikan ke pihak ketiga. Satu-satunya pengiriman adalah undangan acara ke tamu dan host meeting melalui Google Calendar itu sendiri.

Penggunaan dan pemindahan informasi yang diterima dari Google API oleh Office BalesOtomatis ke aplikasi lain mematuhi Google API Services User Data Policy, termasuk persyaratan Limited Use.

Mencabut akses: host dapat menekan Putuskan di halaman Kalender Google. Kami akan mencabut token di Google dan menghapus data koneksi dari server kami. Akses juga bisa dicabut kapan saja di myaccount.google.com/permissions.

3. Data lain yang kami kumpulkan

  • Akun pengguna: nama, email, nomor WhatsApp, peran, dan riwayat login. Akun dibuat oleh admin; kata sandi disimpan sebagai hash.
  • Tamu booking meeting: nama, email, nomor WhatsApp, jawaban formulir, tamu tambahan, dan waktu meeting yang dipilih.
  • Absensi karyawan: waktu clock in/out, lokasi GPS dan akurasinya saat absen, jarak ke kantor, foto selfie, dan ID perangkat. Lokasi hanya dibaca saat aplikasi terbuka (untuk menampilkan jarak ke kantor) dan hanya dikirim ke server saat karyawan menekan tombol absen. Aplikasi tidak melacak lokasi di latar belakang.
  • Data kepegawaian & penggajian: data karyawan, gaji, tunjangan, potongan, NPWP, BPJS, rekening bank, cuti, lembur, kasbon, dan klaim.

4. Untuk apa data dipakai

  • Menjadwalkan meeting dan mengirim konfirmasi serta pengingat.
  • Mencatat kehadiran, memproses pengajuan, dan menghitung gaji karyawan sesuai peraturan yang berlaku.
  • Menjaga keamanan akun dan mencegah penyalahgunaan (misalnya lokasi palsu atau titip absen).

5. Pihak yang memproses data untuk kami

Kami memakai penyedia layanan berikut, hanya sebatas yang diperlukan untuk menjalankan aplikasi:

  • Penyedia email transaksional untuk mengirim konfirmasi, pengingat, dan slip gaji.
  • Penyedia layanan WhatsApp untuk mengirim konfirmasi dan pengingat.
  • Penyedia server dan penyimpanan objek (privat) untuk menyimpan database dan foto absensi.
  • Google, untuk integrasi Calendar dan Meet seperti dijelaskan di bagian 2.

Data dapat diungkapkan bila diwajibkan oleh hukum atau oleh instansi yang berwenang.

6. Keamanan dan penyimpanan

  • Semua koneksi memakai HTTPS. Token Google dan kredensial integrasi disimpan terenkripsi.
  • Data gaji, NPWP, dan rekening hanya dapat dibuka oleh admin, tim keuangan, dan pemilik datanya. Akses ke data orang lain dicatat di log audit.
  • Foto absensi disimpan privat dan hanya dapat dibuka melalui tautan bertanda tangan yang berlaku singkat.
  • Data disimpan selama akun atau hubungan kerja masih aktif, lalu dihapus atau dianonimkan bila tidak lagi diperlukan, kecuali harus disimpan lebih lama karena kewajiban hukum (misalnya catatan pajak dan penggajian).

7. Hak kamu

Kamu dapat meminta salinan, perbaikan, atau penghapusan data pribadimu, serta mencabut izin Google kapan saja. Kirim permintaan ke balesotomatis@gmail.com. Kami menanggapi paling lambat 14 hari kerja.

8. Perubahan dan kontak

Bila kebijakan ini berubah, tanggal berlaku di atas akan diperbarui. Pertanyaan tentang privasi dapat dikirim ke balesotomatis@gmail.com (PT BalesOtomatis Teknologi Indonesia).

Privacy policy (English)

Office BalesOtomatis · PT BalesOtomatis Teknologi Indonesia · Effective 5 October 2026.

1. Summary

This policy explains what data Office BalesOtomatis (web at office.balesotomatis.my.id and jadwal.balesotomatis.my.id, and the Android app) collects, how it is used and stored, and how you can delete it. The app is operated by PT BalesOtomatis Teknologi Indonesia ("we"). It is an internal tool for our staff to schedule client meetings, record attendance, manage employee requests, and run payroll. We do not sell personal data or use it for advertising.

2. Google user data (Google Calendar)

Hosts (staff who receive meetings) may optionally connect their Google account. The app requests these scopes:

  • openid and email: to identify which Google account is connected and show it to the host.
  • calendar.readonly: to list the host's calendars and read free/busy information on the calendars the host selects, so busy times are not offered to guests.
  • calendar.events: to create, update, and delete booking events on the host's chosen target calendar, including guests, other hosts joining the meeting, and a Google Meet link.

If the host of a booking has not connected Google Calendar, the booking event (with its Meet link) is created on the calendar of a BalesOtomatis admin who has connected, and the host is invited as an attendee. Only that admin's grant is used, for the same purpose.

  • Calendar data is used only for these scheduling features. We do not store titles, descriptions, or attendees of events that were not created by this app.
  • Free/busy results are cached for at most 2 minutes. For booking events we store the event ID, Meet link, and event link so they can be updated or cancelled.
  • Google refresh and access tokens are stored encrypted (AES-256-GCM) on our server and are never sent to the browser.
  • Google user data is not sold, not used for advertising, not used to train AI models, not transferred to third parties (other than event invitations sent to meeting guests and hosts by Google Calendar itself), and not read by humans unless the host consents, for security purposes, or as required by law.

Office BalesOtomatis's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Hosts can disconnect at any time with Disconnect (Putuskan) in the app, which revokes the token at Google and deletes the connection from our server, or at myaccount.google.com/permissions.

3. Other data

User accounts (name, email, WhatsApp number, roles); meeting guests (name, email, WhatsApp number, form answers, chosen time); employee attendance (clock-in/out time, GPS location and accuracy, read only while the app is open and sent to our server only when the employee taps the clock button (no background tracking), selfie photo, device ID); and HR/payroll records. This data is used only to operate scheduling, attendance, and payroll, and is processed by our email, WhatsApp, and hosting providers solely for that purpose.

4. Retention, your rights, and contact

Data is kept while the account or employment is active and then deleted or anonymised when no longer needed, unless longer retention is required by law. To request access, correction, or deletion of your data, email balesotomatis@gmail.com. See also About the app.